新益為6S咨詢公司概述：國際知名企業(yè)和學(xué)者的實(shí)踐與理論為企業(yè)降低采購成本提供了多種可行方法。但在實(shí)踐中，很多企業(yè)仍然為無法降低采購成本感到困擾，這其實(shí)是因?yàn)槲茨軐⒙務(wù)撆c實(shí)際相結(jié)合。針對常見的采購難題，企業(yè)應(yīng)結(jié)合具體案例進(jìn)行分析，以對癥下藥。

供應(yīng)鏈的采購成本管控

1、采購時(shí)間層層壓縮，如何確定

任何采購方法的實(shí)施都需要一定的時(shí)間。然而，在很多采購實(shí)踐中，由于供料時(shí)間緊張、審批流程漫長等因素，采購時(shí)間被層層壓縮，導(dǎo)致采購人員缺乏足夠的時(shí)間進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，也就難以對采購成本進(jìn)行有效控制。

深受此類問題困擾的企業(yè)應(yīng)當(dāng)深入實(shí)施JIT采購機(jī)制，并與供應(yīng)商建立長期的供應(yīng)伙伴關(guān)系，從而簡化采購流程、節(jié)省采購時(shí)間。關(guān)于JIT采購機(jī)制與供應(yīng)伙伴關(guān)系的建立，我們可以借鑒豐田公司的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。JIT采購法由豐田生產(chǎn)模式的創(chuàng)始人一大野耐一創(chuàng)造。一次，在參觀美國超級市場的運(yùn)營模式時(shí)，大野耐一發(fā)現(xiàn)，超市模式下的單源供應(yīng)的特征十分明顯供

應(yīng)商需要按照超市需求準(zhǔn)時(shí)供貨。

基于超市采購的特點(diǎn)，大野耐一將其與豐田生產(chǎn)模式相結(jié)合，創(chuàng)造出了JIT生產(chǎn)和采購模式，并總結(jié)出了完整的JIT采購流程。

①創(chuàng)建班組。全面處理JIT采購相關(guān)事宜。

②制訂計(jì)劃。確保JIT采購按計(jì)劃實(shí)施。

③與供應(yīng)商建立伙伴關(guān)系。在緊密合作中主動交流、互相信賴，確保共贏。

④試點(diǎn)。先在某種產(chǎn)品或某條生產(chǎn)線上開展試點(diǎn)工作，并不斷改善、推廣該流程。

⑤做好供應(yīng)商培訓(xùn)工作。真正做到目標(biāo)致、相互認(rèn)可，并視情況辦理免檢證書，以進(jìn)步提高采購效率。

⑥確定交貨方式。理想情況是，當(dāng)生產(chǎn)線需要某種物料時(shí)，該物料剛好送達(dá)生產(chǎn)線。

⑦持續(xù)改善。在持續(xù)完善和改進(jìn)中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、修正供應(yīng)條件，擴(kuò)大JIT采購成果。

在這樣完整的JIT采購流程中，豐田公司得以與供應(yīng)商形成互利共贏的關(guān)系。與此同時(shí)，豐田公司還專注于進(jìn)行供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)，通過建立長期的供應(yīng)伙伴關(guān)系獲得更加有利的供應(yīng)條件，從而真正建立起采購成本優(yōu)勢。所以，建立友好合作關(guān)系，就能夠優(yōu)化供應(yīng)接口關(guān)系，這種優(yōu)勢體現(xiàn)在4個方面。

2、采購方法因人而異，如何控制

采購方法多種多樣，沒有最有效的方法，只有與企業(yè)最要合的方法，只有通過對自身情況和目標(biāo)的深入分析，企業(yè)才能找到合適的采購方法，并在深入實(shí)踐中實(shí)那降低采購成本的目標(biāo)。

事實(shí)上，如果采購方法不適合，企業(yè)不僅無法控制采購成本，反而會導(dǎo)敦采購成本上升，甚至損害企業(yè)利益。比如供應(yīng)商先期參與的方法，如果企業(yè)未曾與供應(yīng)商建立穩(wěn)固的合作、信任關(guān)系，參與產(chǎn)品先期設(shè)計(jì)的供應(yīng)商則可能泄露產(chǎn)品機(jī)密。

與此同時(shí)，每個人對采購方法的理解不同，其選擇的采購方法也會有所差別。但任何采購方法的效用的產(chǎn)生都離不開一套完整的項(xiàng)目計(jì)劃。因此，采購方法因人而異的問題（負(fù)責(zé)人變更或領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)等），經(jīng)常使采購計(jì)劃半途而廢，導(dǎo)致前期投入的成本被浪費(fèi)。

企業(yè)在采購實(shí)踐中必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，建立完善的監(jiān)督機(jī)制。任何項(xiàng)目計(jì)劃一經(jīng)制訂，各部門都必須嚴(yán)格按照程序執(zhí)行，以規(guī)避企業(yè)內(nèi)部限制因素。此時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃書和客戶需求識別則能發(fā)揮突出作用。

只有基于確定的客戶需求和項(xiàng)目計(jì)劃，企業(yè)才能夠確定合適的采購方法。而一且采購方法被列入項(xiàng)目計(jì)劃，非特殊情況，采購方法都應(yīng)得到落實(shí)?？蛻粜枨笞R別任務(wù)通常較為煩瑣且需要多部門協(xié)作。

3、采購手段紛繁復(fù)雜，如何掌握

在具體采購過程中同樣存在紛繁復(fù)雜的采購手段，如詢價(jià)采購、招標(biāo)采購、反向拍賣采購等。各種采購手段都需要耗費(fèi)-一定時(shí)間，而在這段時(shí)間內(nèi)，采購市場的瞬息萬變也會導(dǎo)致物料價(jià)格的變動。如果無法抓住最合理的價(jià)格，采購成本也就難以得到有效控制。

面對紛繁復(fù)雜的采購手段和瞬息萬變的采購市場，企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)制訂完善的采購管理制度，明確各類采購手段的觸發(fā)條件和適用范圍，以標(biāo)準(zhǔn)化的采購程序確定適用的采購手段。般而言，企業(yè)可根據(jù)采購金額和采購時(shí)間等主要因素進(jìn)行劃分，比如，采購金額達(dá)到50萬元，則需進(jìn)行招標(biāo)采購;采購時(shí)間緊張，則可直接向合作供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單或采用電子采購等方法。

在抓住最合理的采購價(jià)格的要求下，電子采購無疑更具優(yōu)勢。借助這春系統(tǒng)，采購流程能夠得到極大優(yōu)化。與此同時(shí)，借助電子目錄系統(tǒng)，企業(yè)能夠快速與更多的供應(yīng)離對接。根據(jù)平臺公示的供應(yīng)商歷史數(shù)據(jù)，企業(yè)則能快速篩選出合適的供應(yīng)商，并以電子招標(biāo)、電子詢價(jià)等手段快速、準(zhǔn)確地掌握市場信息，并拿到最合理的采購價(jià)格，從而提高采購效率，完成采購。

4、驗(yàn)收的及時(shí)準(zhǔn)確，如何保證

采購成本不僅存在于采購交易環(huán)節(jié)，還存在于采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)。事實(shí)上，很多采購成本的浪費(fèi)都可以歸咎于驗(yàn)收環(huán)節(jié)。如果物料質(zhì)量不符合采購需求，既會影響企業(yè)生產(chǎn)節(jié)奏，也可能導(dǎo)致次品率上升。

然而，由于著急用料或缺乏專業(yè)人員，很多企業(yè)不能按正常程序?qū)ξ锪线M(jìn)行有效驗(yàn)收，一旦不符合采購需求的物料入庫，就可能引發(fā)各種后續(xù)問題及成本損耗。針對這一問題，企業(yè)該如何有效解決？

1、制訂完善的驗(yàn)收流程

在完善的驗(yàn)收流程的指引下，即使相關(guān)人員缺乏足夠的專業(yè)性，也能夠在每一個程序中，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。圖33-4所示為具體的流程示意圖。

（1）提前準(zhǔn)備。物料到庫前天通知業(yè)務(wù)主管及倉庫保管安排驗(yàn)收，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收單、入庫單等材料及應(yīng)付款。

（2）訂單比對。物料到庫后，將供應(yīng)商發(fā)貨清單與企業(yè)采購訂單進(jìn)行比對，確保物料品種、數(shù)量-致。

（3）嚴(yán)格驗(yàn)收。確定品種、數(shù)量一致后即可進(jìn)行驗(yàn)收，在驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物料破損、錯發(fā)等情況，則要及時(shí)與主管及供應(yīng)商聯(lián)系，清查原因并給出解決方案：退貨、拒收或要求供應(yīng)商賠償。

（4）簽字入庫。驗(yàn)收完成后，按照到庫物料如實(shí)填寫驗(yàn)收單和入庫單，并由在場兩人以上簽字確認(rèn)后方可入庫。驗(yàn)收單可定為一式三份，-份交財(cái)務(wù)人員，份交倉管人員，一份由采購人員備存。

（5）完成手續(xù)。在驗(yàn)收入庫完畢后，在兩個工作內(nèi)將相關(guān)單據(jù)交給財(cái)務(wù)人員，并辦清相關(guān)入庫手續(xù)。

2、派遣采購人員駐廠

在與供應(yīng)商的長期合作或重大采購項(xiàng)目中，為提高驗(yàn)收質(zhì)量和效率，企業(yè)可派遣采購人員駐廠，對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)測。

（1）物料加工過程中，派駐人員負(fù)責(zé)全程監(jiān)督，檢查供應(yīng)商的物料生產(chǎn)過程中是否存在不符合合同要求的情況，并及時(shí)匯報(bào)或重新送樣評估。

（2）物料出廠過程中，派駐人員嚴(yán)格監(jiān)測供應(yīng)商出廠檢驗(yàn)情況，按照既定標(biāo)準(zhǔn)對物料進(jìn)行抽檢：對不合格批次應(yīng)拒收;合格批次方可出廠，并附上驗(yàn)收報(bào)告，企業(yè)接收貨物后則可直接辦理入庫。

（3）供應(yīng)商評估中，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)和供應(yīng)商競爭力的共同提升，派駐的質(zhì)量工程師或檢驗(yàn)員還需對供應(yīng)商進(jìn)行全面、深入的了解：對供應(yīng)商的優(yōu)勢予以肯定，并反饋給企業(yè)以向供應(yīng)商學(xué)習(xí);對供應(yīng)商的不足則要對其提出改進(jìn)要求和建議，以協(xié)助供應(yīng)商提升。